Workflows de Facturation dans Influencer Hero : Collectez, Examinez et Approuvez les Factures des Créateurs

Traquer les factures des créateurs par email est l'une de ces tâches dont personne n'a demandé à s'occuper, et cela s'aggrave à mesure que vous travaillez avec plus de créateurs.

Influencer Hero gère désormais l'ensemble du cycle. Demandez la facture, laissez le créateur la télécharger, examinez-la, approuvez-la et payez. Vous pouvez également bloquer tout paiement jusqu'à ce qu'une facture acceptée existe, ce que votre équipe comptable appréciera particulièrement.

Nouveautés

• Exigez une facture acceptée avant le traitement de tout paiement
• Demandez automatiquement une facture à chaque demande de paiement
• Définissez vos propres instructions de facturation pour les créateurs
• Suivez quatre statuts de facture dans le gestionnaire de paiements
• Examinez, acceptez ou rejetez les factures sans quitter la plateforme
• Déclenchez des automations à partir de chaque action de facturation

Il s'exécute dans le gestionnaire de paiements que vous utilisez déjà, donc rien ne change dans votre processus de paiement existant.

Définition de Vos Exigences de Facturation

Allez aux paramètres de paiement. Trois contrôles décident du fonctionnement de la facturation dans votre compte :

Exiger une facture avant le paiement. Avec cette option activée, un paiement ne peut être traité que si une facture a été acceptée. C'est le contrôle qui garantit un taux de correspondance complet entre les paiements et les factures.

Demander des factures à la demande de paiement. Chaque fois qu'un paiement est demandé, une demande de facture est envoyée au créateur automatiquement. Pas besoin de vous souvenir de cocher une case à chaque fois.

Instructions de facturation. Texte libre affiché au créateur quand vous demandez la facture. Utilisez-le pour les détails fiscaux, les numéros de référence obligatoires, l'entité de facturation, tout ce que votre équipe comptable a besoin sur le document.

Définissez-les une fois et ils s'appliquent dans tout votre programme, de la même manière que les règles au niveau du compte fonctionnent partout ailleurs dans votre CRM influenceurs.

Les Quatre Statuts de Facture

La page des paiements affiche désormais un badge coloré pour chaque étape, afin que vous puissiez voir où chaque facture se situe en un coup d'œil :

• Demande. Rien n'a encore été demandé. Cliquez pour envoyer la demande de facture.
• Facture en attente. La demande a été envoyée et vous attendez du créateur.
• Facture en examen. Le créateur a téléchargé un document et il a besoin de votre approbation.
• Facture acceptée. Approuvée et débloquée pour le paiement.

Pour les équipes gérant des centaines de collaborations, c'est la différence entre connaître instantanément votre position de facturation et la reconstruire à partir d'une boîte de réception. Cela fonctionne de la même manière que les actions en masse : statut visible à grande échelle plutôt que marché par marché.

Ce que Voit le Créateur

Quand vous envoyez une demande, le créateur reçoit un email au style Creator Hero, similaire à une invitation au tableau de bord du créateur mais demandant une facture à la place.

Il n'a pas besoin d'un compte Creator Hero. L'email contient deux liens : un pour télécharger avec un compte, et un lien public pour les créateurs qui préfèrent ne pas s'inscrire. Cette deuxième option a plus d'importance qu'il n'y paraît, car la création de compte est généralement là que la collecte de factures s'arrête.

Vos instructions de facturation apparaissent clairement dans l'email et dans le tableau de bord du créateur, de sorte que les exigences sont visibles au moment où ils téléchargent plutôt que cachées dans un message précédent. C'est le même principe derrière les paiements affiliés clairs : donnez aux créateurs l'information où ils agissent dessus.

Examiner, Accepter et Rejeter

Une fois qu'une facture arrive, le statut bascule à facture en examen et vous pouvez ouvrir le document directement.

À partir de là :

• Accepter et déverrouiller, qui la fait passer à facture acceptée et efface le paiement
• Rejeter, si quelque chose manque, comme les détails fiscaux que votre équipe comptable a besoin
• Renvoyer, pour rappeler un créateur qui n'a pas encore téléchargé
• Télécharger, pour passer le document directement aux finances

Tout est reflété sur la page de deal. Demander un paiement affiche désormais « demander une facture à l'influenceur », et si vous avez activé le paramètre automatique il est déjà coché, avec les mêmes contrôles de révision disponibles depuis le gestionnaire de campagne du côté workflow.

Déclencheurs de facture dans les automations

C'est la partie qui mérite d'être développée.

Chaque action de facture est maintenant disponible comme déclencheur d'automation :

• Facture demandée
• Créateur a soumis la facture
• Facture acceptée
• Facture rejetée

Cela signifie que vous pouvez construire une véritable séquence de relance au lieu de la faire manuellement. Envoyez un rappel trois jours après qu'une demande reste sans réponse. Notifiez votre équipe finance au moment où une facture est acceptée. Envoyez automatiquement une explication au créateur quand une facture est rejetée. Déplacez une collaboration vers un tableau différent quand la facture est validée.

Combinée avec le reste de vos automations, la gestion des factures de votre programme peut fonctionner avec presque aucun suivi manuel.

Pourquoi c'est important

La collecte de factures est discrètement l'un des plus grands ralentisseurs opérationnels d'un programme créateurs à grande échelle. Ce n'est pas du travail difficile, c'est juste constant, et cela retombe sur celui qui en est le plus proche au moment du paiement.

Les workflows de facture vous donnent :

• Un taux de concordance garanti entre paiements et factures quand l'exigence est activée
• Le statut de la facture visible sur chaque collaboration en même temps
• Des créateurs qui peuvent soumettre sans créer de compte
• Les exigences communiquées d'avance au lieu d'après un rejet
• Des relances automatisées au lieu de rappels manuels
• Une équipe finance qui arrête de vous demander des documents

Gardez les paiements et la comptabilité en phase

Payer les créateurs rapidement et tenir votre comptabilité propre tirent généralement l'un contre l'autre. Les workflows de facture éliminent cette tension en faisant du document une partie du flux de paiement plutôt qu'une tâche distincte qui s'exécute en parallèle.

Il s'insère aux côtés de tout le reste de la plateforme, des automations de campagne jusqu'aux outils de paiement que votre programme utilise déjà.

Réservez une démo et voyez comment les workflows de facture s'intègrent dans votre programme d'influenceurs.