Factureringsworkflows in Influencer Hero: Ontvang, controleer en keur creatorinvoices goed

Creators achterna zitten voor invoices via e-mail is een karweitje waar niemand voor tekende, en het wordt erger naarmate je met meer creators werkt.

Influencer Hero regelt nu de hele cyclus. Vraag de factuur aan, laat de creator die uploaden, controleer deze, keur goed en betaal. Je kunt ook voorkomen dat betalingen worden gedaan totdat een geaccepteerde factuur aanwezig is — dit is het onderdeel waar je accountingteam het meest op zal letten.

Wat is nieuw

• Vereisen dat een factuur is geaccepteerd voordat uitbetaling kan plaatsvinden
• Automatisch een factuur aanvragen bij elke uitbetalingsaanvraag
• Stel je eigen factuuinstructies voor creators in
• Volg vier factuurstatussen in de uitbetalingsbeheerder
• Controleer, accepteer of wijs facturen af zonder het platform te verlaten
• Automatiseringen activeren vanuit elke factuuractie

Het werkt in de uitbetalingsbeheerder die je al gebruikt, dus er verandert niets aan je bestaande betalingsproces.

Je factuurvereisten instellen

Ga naar de uitbetalingsinstellingen. Drie besturingselementen bepalen hoe facturering in je account werkt:

Factuur vereist voordat uitbetaling plaatsvindt. Wanneer dit aan staat, kan een uitbetaling niet worden verwerkt totdat een factuur is geaccepteerd. Dit besturingselement garandeert dat alle uitbetalingen volledig overeenkomen met facturen.

Facturen aanvragen bij uitbetalingsaanvragen. Telkens wanneer een uitbetaling wordt aangevraagd, gaat automatisch een factuurverzoek naar de creator. Je hoeft niet elke keer een vak aan te vinken.

Factuurinstructies. Vrije tekst die aan de creator wordt getoond wanneer je om een factuur vraagt. Gebruik dit voor belastinggegevens, vereiste referentienummers, factureerbare entiteit, wat je accountingteam ook op het document nodig heeft.

Stel dit eenmaal in en het geldt voor je hele programma, op dezelfde manier als regels op accountniveau werken elders in je influencer CRM.

De vier factuurstatussen

De uitbetalingspagina geeft nu voor elk stadium een gekleurde badge, zodat je in één oogopslag kunt zien waar elke factuur staat:

• Verzoek. Er is nog niets aangevraagd. Klik om het factuurverzoek te verzenden.
• In afwachting van factuur. Het verzoek is verzonden en je wacht op de creator.
• Factuur in beoordeling. De creator heeft een document geüpload en het moet goedgekeurd worden.
• Factuur geaccepteerd. Goedgekeurd en vrijgegeven voor uitbetaling.

Voor teams die honderden samenwerkingen uitvoeren, is dit het verschil tussen je factuurrpositie direct kennen en deze uit je inbox moeten reconstrueren. Het werkt op dezelfde manier als bulkacties: status zichtbaar op schaal in plaats van deal voor deal.

Wat de creator ziet

Wanneer je een verzoek verstuurt, ontvangt de creator een e-mail in Creator Hero-stijl, qua sfeer vergelijkbaar met een uitnodiging voor creatorboard maar dan een factuur aanvragend.

Ze hebben geen Creator Hero-account nodig. De e-mail bevat twee links: één om met een account te uploaden en één openbare link voor creators die liever niet registreren. Die tweede optie is belangrijker dan het klinkt, omdat accountaanmaak meestal de plek is waar factuuraanvraag stagneert.

Je factuurinstructies verschijnen prominent in de e-mail en op het creatordashboard, zodat de vereisten zichtbaar zijn op het moment van uploaden in plaats van begraven in een eerdere bericht. Het is hetzelfde principe achter duidelijke partnerbetaling: geef creators de informatie waar ze er op reageren.

Controleren, accepteren en afwijzen

Zodra een factuur binnenkomt, verandert de status in factuur in beoordeling en kun je het document rechtstreeks openen.

Van daaruit kun je:

• Accepteren en ontgrendelen, wat het verplaatst naar factuur geaccepteerd en de betaling vrijgeeft
• Afwijzen, als iets ontbreekt, zoals belastinggegevens die je accountingteam nodig heeft
• Opnieuw verzenden, om een creator aan te porren die nog niet heeft geüpload
• Downloaden, om het document rechtstreeks naar finance te sturen

Alles wordt weerspiegeld op de dealpagina. Uitbetaling aanvragen toont nu "factuur van influencer aanvragen", en als je de automatische instelling hebt ingeschakeld, is dit al ingevinkt, met dezelfde controlebesturingselementen beschikbaar vanuit de campagnebeheerder zijde van de workflow.

Factuurtriggers in Automationen

Dit is het gedeelte waar je echt mee aan de slag kunt gaan.

Elke factuuractie is nu beschikbaar als automatiseringsTrigger:

• Factuur aangevraagd
• Influencer heeft factuur ingediend
• Factuur geaccepteerd
• Factuur afgewezen

Dit betekent dat je een echte vervolgsequentie kunt opzetten in plaats van alles handmatig te doen. Stuur drie dagen na een onbeantwoorde aanvraag automatisch een herinnering. Licht je financeteam direct in wanneer een factuur wordt geaccepteerd. Mail de creator automatisch een uitleg wanneer een factuur wordt afgewezen. Verplaats een deal naar een ander bord zodra de factuur is verwerkt.

In combinatie met de rest van je automationen, kan de factuurafdeling van je programma nagenoeg zonder handmatig ingrepen draaien.

Waarom Dit Belangrijk Is

Factuurafrondeling is stiekem één van de grootste operationele knelpunten in een groot creator-programma. Het is geen moeilijk werk, het is gewoon voortdurend, en het valt op de schouders van degene die er het dichtst bij staat.

Factuuurworkflows geven je:

• Een gegarandeerde match tussen betaling en factuur wanneer dit vereist is ingesteld
• Factuuurstatus zichtbaar in elke samenwerking tegelijk
• Creators die kunnen indienen zonder een account aan te maken
• Vereisten duidelijk van tevoren in plaats van na een afwijzing
• Geautomatiseerde vervolgingen in plaats van handmatige herinneringen
• Een financeteam dat je niet meer om documenten hoeft lastig te vallen

Houd Betalingen en Administratie in Sync

Creators snel betalen en je administratie schoon houden werken meestal tegen elkaar in. Factuurworkflows helpen die spanning op te lossen door het document onderdeel te maken van de betalingsstroom in plaats van een aparte taak ernaast.

Het past naadloos bij alles anders op het platform, van campagneautomaties tot de betalingsinstrumenten die je programma al gebruikt.

Boek een demo en ontdek hoe factuurworkflows in je influencerprogramma passen.