Flussi di lavoro delle fatture in Influencer Hero: Raccogli, rivedi e approva le fatture dei creator

Inseguire le fatture dei creator via email è uno di quei lavori per cui nessuno si è offerto volontario, e diventa ancora più difficile man mano che il numero di creator con cui lavori aumenta.

Influencer Hero ora gestisce l'intero ciclo. Richiedi la fattura, lascia che il creator la carichi, revisionala, approvala e paga. Puoi anche bloccare qualsiasi pagamento finché non esiste una fattura accettata, che è la parte a cui il tuo team di contabilità terrà maggiormente.

Novità

• Richiedi una fattura accettata prima che qualsiasi pagamento possa essere elaborato
• Richiedi automaticamente una fattura per ogni richiesta di pagamento
• Imposta le tue istruzioni personalizzate per le fatture dei creator
• Traccia quattro stati di fattura nel gestore dei pagamenti
• Rivedi, accetta o rifiuta fatture senza uscire dalla piattaforma
• Attiva automazioni da ogni azione di fattura

Funziona all'interno del gestore dei pagamenti che già utilizzi, quindi niente cambia nel tuo processo di pagamento esistente.

Impostazione dei tuoi requisiti di fatturazione

Vai alle impostazioni di pagamento. Tre controlli decidono come funziona la fatturazione su tutto il tuo account:

Richiedi fattura prima del pagamento. Con questa opzione attivata, un pagamento non può essere elaborato finché una fattura non sia stata accettata. Questo è il controllo che garantisce un tasso di corrispondenza completo tra pagamento e fattura.

Richiedi fatture su richieste di pagamento. Ogni volta che viene richiesto un pagamento, una richiesta di fattura viene inviata al creator automaticamente. Nessuna necessità di ricordare di spuntare una casella ogni volta.

Istruzioni di fatturazione. Testo libero visualizzato al creator quando richiedi la fattura. Usalo per dettagli fiscali, numeri di riferimento obbligatori, entità di fatturazione, qualsiasi cosa il tuo team di contabilità abbia bisogno nel documento.

Impostali una sola volta e si applicano a tutto il tuo programma, come funzionano le regole a livello di account in tutto il tuo influencer CRM.

I quattro stati della fattura

La pagina dei pagamenti mostra ora un badge colorato per ogni fase, così puoi vedere dove si trova ogni fattura a colpo d'occhio:

• Richiesta. Niente è ancora stato richiesto. Fai clic per inviare la richiesta di fattura.
• In attesa di fattura. La richiesta è stata inviata e stai aspettando il creator.
• Fattura in revisione. Il creator ha caricato un documento e ha bisogno della tua approvazione.
• Fattura accettata. Approvata e sbloccata per il pagamento.

Per i team che gestiscono centinaia di collaborazioni, questa è la differenza tra conoscere la posizione della fattura istantaneamente e ricostruirla dalla posta in arrivo. Funziona nello stesso modo azioni in massa fanno: stato visibile su larga scala piuttosto che affare per affare.

Cosa vede il creator

Quando invii una richiesta, il creator riceve un'email in stile Creator Hero, simile nell'aspetto a un invito al dashboard creator ma che richiede una fattura invece.

Non hanno bisogno di un account Creator Hero. L'email contiene due link: uno per caricare con un account e uno pubblico per i creator che preferiscono non iscriversi. Questa seconda opzione è più importante di quanto sembri, perché la creazione dell'account è dove la raccolta delle fatture di solito si blocca.

Le tue istruzioni di fatturazione appaiono in modo prominente nell'email e nel dashboard creator, così i requisiti sono visibili nel momento in cui caricano piuttosto che nascosti in un messaggio precedente. È lo stesso principio dietro pagamenti affiliati chiari: dai ai creator le informazioni dove agiscono su di esse.

Revisione, accettazione e rifiuto

Una volta che arriva una fattura, lo stato cambia in fattura in revisione e puoi aprire il documento direttamente.

Da lì:

• Accetta e sblocca, che la sposta a fattura accettata e cancella il pagamento
• Rifiuta, se manca qualcosa, come dettagli fiscali di cui il tuo team di contabilità ha bisogno
• Reinvia, per spingere un creator che non ha ancora caricato
• Scarica, per passare il documento direttamente alla finanza

Tutto è rispecchiato nella pagina dell'affare. La richiesta di un pagamento ora mostra "richiedi fattura da influencer" e se hai abilitato l'impostazione automatica è già spuntata, con gli stessi controlli di revisione disponibili dal lato gestione campagna del flusso di lavoro.

Trigger di fattura negli Automazioni

Questa è la parte che merita di essere sviluppata.

Ogni azione di fattura è ora disponibile come trigger di automazione:

• Fattura richiesta
• Influencer ha inviato la fattura
• Fattura accettata
• Fattura rifiutata

Questo significa che puoi creare una vera e propria sequenza di sollecito invece di farla manualmente. Invia un promemoria tre giorni dopo che una richiesta rimane senza risposta. Notifica il tuo canale finance nel momento esatto in cui una fattura viene accettata. Invia automaticamente un'email al creator con una spiegazione quando una viene rifiutata. Sposta un'offerta su un board diverso quando la fattura viene elaborata.

Combinato con il resto delle tue automazioni, la parte relativa alle fatture del tuo programma può funzionare con quasi nessun follow up manuale.

Perché È Importante

La riscossione delle fatture è tranquillamente uno dei maggiori freni operativi in un programma creator scalato. Non è un lavoro difficile, è solo costante, e ricade su chi è più vicino al pagamento.

I workflow delle fatture ti danno:

• Un tasso di corrispondenza garantito tra pagamento e fattura quando il requisito è abilitato
• Lo stato della fattura visibile in tutte le collaborazioni contemporaneamente
• Creator che possono inviare senza creare un account
• Requisiti comunicati in anticipo invece che dopo un rifiuto
• Solleciti automatici invece di promemoria manuali
• Un team finance che smette di chiederti i documenti

Mantieni I Pagamenti e la Contabilità in Sincronia

Pagare i creator velocemente e mantenere pulita la tua contabilità solitamente vanno in direzioni opposte. I workflow delle fatture eliminano questa tensione rendendo il documento parte del flusso di pagamento piuttosto che un compito separato che corre in parallelo.

Si colloca insieme a tutto il resto della piattaforma, dalle automazioni delle campagne ai payment tools che il tuo programma già utilizza.

Prenota una demo e vedi come i workflow delle fatture si integrano nel tuo programma di influencer.